Sommaire
Le secteur du bâtiment implique de nombreuses opérations de facturation comme la facture classique, la facture d’acompte ou encore la facture de situation. Cependant, il arrive qu’une facture nécessite d’être corrigée pour diverses raisons, comme une erreur de prix ou une modification des travaux réalisés. Dans ce cas, l’émission d’une facture d’avoir est indispensable pour régulariser la situation.
Établir une facture d’avoir n’est toutefois pas toujours évident, notamment en raison des règles légales et fiscales à respecter. Si vous vous demandez donc comment établir une facture d’avoir dans le BTP, vous trouverez la réponse dans cet article.
1. Comprendre les principes de la facturation d'avoirs dans le BTP
Qu'est ce qu'une facture d'avoir dans le BTP ?
Une facture d’avoir est un document émis par un prestataire pour revoir à la baisse les montants précédemment facturés. Elle peut être utilisée dans plusieurs situations, notamment :
- En cas d’erreur de facturation, comme un prix incorrect ou une quantité erronée ;
- En cas de modification de la prestation initialement prévue, comme une diminution des quantités de travaux ;
- En cas de réduction du montant de la facture pour des raisons commerciales, comme un geste commercial ou une remise accordée au client.
Vous cherchez un logiciel de devis-factures simple et performant ?
Facture d'avoir : une facturation obligatoire ?
Depuis le 1er janvier 2018, la loi contre la fraude à la TVA rend illégale la modification ou la suppression d’une facture après son émission. Cela inclut les modifications du nom du client, des montants, des quantités et des travaux indiqués sur la facture. Par conséquent, une facture d’avoir doit être émise pour modifier ou annuler une facture, plutôt que d’apporter des modifications directement sur celle-ci.
De plus, en tant que chef d’entreprise, vous devez respecter certaines réglementations, sous peine de voir vos factures invalidées ou faire l’objet de sanctions de la part des pouvoirs publics, notamment en cas de contrôle fiscal. Ces aspects sont abordés dans le chapitre suivant.
2. Factures d'avoirs : les règles et les étapes à suivre
Les règles légales et fiscales à respecter
Lors de l’édition d’une facture d’avoir, il est important de respecter certaines règles légales et fiscales, et notamment :
- le délai d’émission : le document doit être émis dans un délai de 30 jours maximum après la constatation de l’erreur ou de la modification de la prestation;
- les mentions obligatoires : la facture d’avoir doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture classique, notamment les informations relatives aux parties, aux prestations réalisées et aux montants facturés. Pour plus d’informations sur ces mentions obligatoires, vous pouvez lire l’article sur les factures dans le BTP;
- le numéro de la facture d’avoir : la loi sur la facturation en entreprise impose que vos numéros de factures suivent un ordre chronologique, continu et sans rupture. Vous disposez de deux possibilités pour numéroter une facture d’avoir.
Vous pouvez soit :
- utiliser le même système de numérotation que les factures. Par exemple, facture 2023-01-01, facture 2023-01-02, facture d’avoir 2023-01-03, facture 2023-01-04, etc…
- posséder un système de numérotation distinct pour vos factures d’avoir. Par exemple, avoir A2023-01-01, avoir A2023-01-02, avoir A2023-01-03, etc..
- TVA : le taux de TVA appliqué sur la facture d’avoir doit être le même que celui qui a été appliqué sur la facturation initiale. Si la TVA de la facturation initiale était déductible, la TVA de la facture d’avoir sera également déductible.
Les étapes pour éditer une facture d'avoir dans le BTP
Comme mentionné plus haut, la création d’une facture d’avoir reste similaire à celle d’une facture ordinaire : toutes les mentions obligatoires pour les factures doivent être incluses, et la numérotation doit être continue.
Voici quelques conseils :
- La première étape consiste à remplir les coordonnées de votre entreprise en haut de la facture, notamment votre nom, votre adresse et les informations relatives à votre client.
- Vous devez ensuite indiquer le n° de la facture d’avoir.
- Comme dans le cadre d’une facture classique vous devez préciser quels travaux font l’objet de l’avoir ainsi que les taxes applicables.
- Enfin, vous devez inclure une zone pour les mentions obligatoires relatives au paiement et/ou au remboursement.
3. Modèle de facture d'avoir en bâtiment
Pour vous aider dans l’édition de votre facture d’avoir, vous trouverez ci-dessous un exemple de présentation :
4. Utiliser un logiciel du bâtiment pour sa facturation dans le BTP
Afin de faciliter la gestion de votre facturation dans le BTP, utiliser un logiciel de devis et factures du bâtiment est recommandé. En effet, ce type de logiciel présente plusieurs avantages pour les professionnels du bâtiment, comme par exemple :
- une gestion simplifiée : l’ensemble des devis et factures se gère en un seul endroit. L’ensemble des factures liées à une affaire est facilement accessible et les factures d’avoir peuvent être créées rapidement à partir des factures initiales, ce qui évite les ressaisies et réduit les risques d’erreur.
- le respect des règles légales et fiscales : un logiciel de devis et facture du bâtiment est généralement conforme aux règles légales et fiscales en vigueur. Il permet de générer des factures d’avoir qui respectent les mentions obligatoires, la numérotation séquentielle, les délais d’émission…
- le gain de temps : la plupart des logiciels de devis et factures ont des fonctionnalités permettant de créer des devis et factures rapidement grâce à des champs préremplis et à certains automatismes.
Questions fréquentes
Quels sont les critères essentiels à prendre en compte pour établir un devis précis et compétitif ?
Les critères essentiels incluent la précision des mesures, l’évaluation correcte des matériaux nécessaires, la prise en compte de la main-d’œuvre et des frais généraux, ainsi que la marge de bénéfice. Une analyse détaillée du projet et des discussions avec le client sont également cruciales pour établir un devis précis et compétitif.
Pour calculer le coût de la main-d’œuvre, il est important de connaître les taux horaires de chaque travailleur et de multiplier ce taux par le nombre d’heures estimées pour chaque tâche. Pour les fournitures, il est nécessaire de faire un inventaire des matériaux requis, de vérifier les prix auprès des fournisseurs et d’inclure les coûts de livraison si nécessaire.
Le logiciel BatiChiffrage Devis-Factures calcule automatiquement le coût de la main-d’œuvre et des fournitures dans un devis.
Comment adapter ses prix en fonction de la concurrence locale et des spécificités régionales ?
Il est essentiel de réaliser une étude de marché pour connaître les prix pratiqués par la concurrence locale. Les spécificités régionales, comme le coût de la vie, les taxes locales, et la disponibilité des matériaux, doivent également être prises en compte. Ajuster ses prix en conséquence permet de rester compétitif tout en assurant une marge bénéficiaire raisonnable.
Quelles sont les meilleures pratiques pour éviter les erreurs courantes dans le chiffrage des travaux ?
Pour éviter les erreurs, il est recommandé de toujours vérifier les mesures et les quantités plusieurs fois, d’utiliser des logiciels de chiffrage, de devis et de factures pour automatiser et standardiser le processus, de consulter des experts ou des collègues pour une double vérification, et de garder une marge pour les imprévus.
Comment calculer efficacement le coût de la main-d'œuvre et des fournitures dans un devis ?